Privacyverklaring

Hoe Hallway van DusDaarom omgaat met persoonsgegevens van gebruikers en organisaties.

1. Wie is verantwoordelijk?

DusDaarom, handelend onder de naam Hallway, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via het open Hallway-platform worden verwerkt.

Voor privacyverzoeken kun je ons per post, telefonisch of via het contactkanaal op hallway.one bereiken.

2. Wat is Hallway?

Hallway is een digitale koffieautomaat voor spontane één-op-één audio- en videogesprekken tussen mensen met een bevestigd zakelijk e-mailadres binnen hetzelfde e-maildomein. De dienst gebruikt wekelijkse e-mailverificatie, tijdelijke online-aanwezigheid, matchmaking en WebRTC.

Geen gespreksopslag. Hallway neemt gesprekken niet op en bewaart geen audio, video, transcripties of reguliere gesprekshistorie.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Account en verificatie

Het zakelijke e-mailadres, versleuteld opgeslagen.
Een HMAC-lookupwaarde van het genormaliseerde e-mailadres om dubbele accounts te voorkomen.
Het e-maildomein en een afgeleide domeinidentifier voor domeingebonden matching.
Een willekeurige interne account-ID, accountstatus, aanmaakdatum en verificatiedata.
De versie en datum van geaccepteerde privacyverklaring en voorwaarden.
Gehashte, kort geldige verificatie-, sessie- en afmeldtokens.

3.2 Aanwezigheid, matching en verbinding

Tijdelijke online- en beschikbaarheidsstatus.
Tijdelijke sessie-, match- en peer-ID’s.
Tijdelijke WebRTC-signalinggegevens, zoals offers, answers en ICE-candidates.
Technische verbindingsgegevens die nodig zijn voor beveiliging en STUN/TURN, waaronder mogelijk IP-adres, poort, tijdstip, browser- en foutinformatie.

3.3 Rapportages en blokkades

Interne account-ID’s van de melder en gemelde gebruiker.
Domein, datum, gekozen reden, status en een eventuele versleutelde toelichting.
Een tijdelijke match-ID voor zover nodig om de melding te onderzoeken.
Een blokkeerrelatie om toekomstige matching tussen dezelfde accounts te voorkomen.

3.4 Domeinbeheer en delen

Hallway-beheerders kunnen per domein geaggregeerde aantallen zien, zoals totaal aantal accounts, geldig geverifieerde accounts, online en beschikbare gebruikers.
Publieke, particuliere of risicovolle e-maildomeinen kunnen worden uitgesloten. Een registratie vanaf een uitgesloten domein wordt geweigerd voordat een verificatiemail wordt verzonden.
De deelknop gebruikt, indien beschikbaar, de deelfunctie van het apparaat of kopieert een uitnodiging naar het klembord. Hallway leest of uploadt daarbij geen adresboek of contacten.

4. Doelen en grondslagen

Leveren van de dienst: accountverificatie, aanwezigheid, matching, signaling en accountbeheer. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Beveiliging en misbruikpreventie: blokkades, domeinuitsluiting, beperkte technische logging en onderzoek van meldingen. Grondslag: gerechtvaardigd belang en, waar nodig, een wettelijke verplichting.
Servicemails: registratie, wekelijkse bevestiging, accountstatus en waarschuwing vóór verwijdering. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Optionele communicatie: uitsluitend met toestemming, wanneer later nieuwsbrieven of marketing worden toegevoegd.

Wij gebruiken gegevens niet voor advertentieprofilering, werknemersbeoordeling of verkoop aan derden.

5. Hoe werken audio en video?

Audio en video lopen via WebRTC. Waar mogelijk ontstaat een rechtstreeks versleuteld mediapad tussen de apparaten. Een STUN-server helpt de browser het bereikbare netwerkadres vast te stellen. Wanneer een directe verbinding niet lukt, kan een TURN-server versleutelde mediapakketten doorsturen.

De STUN- of TURN-aanbieder kan technische metadata, zoals IP-adres, poort en tijdstip, verwerken. Hallway slaat de inhoud van het gesprek niet op. Welke STUN/TURN-dienst actief is, hangt af van de technische configuratie. Voor productie heeft een EU-gehoste eigen of contractueel geborgde dienst de voorkeur.

6. Met wie delen wij gegevens?

Alleen voor zover nodig kunnen gegevens worden verwerkt door hosting- en databaseleveranciers, e-mailbezorgers, STUN/TURN- of netwerkleveranciers, technische adviseurs onder geheimhouding en bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is. Met verwerkers maken wij passende afspraken.

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Werkgevers of organisaties ontvangen geen gespreksinhoud, individuele matchhistorie of individuele aanwezigheidsrapportages.

7. Organisaties en werkgevers

Een organisatie wordt niet automatisch eigenaar of beheerder van accounts omdat medewerkers hetzelfde e-maildomein gebruiken.
Een werkgever kan niet zien wie met wie spreekt of wat tijdens een gesprek wordt gezegd.
Hallway mag niet worden gebruikt voor aanwezigheids-, prestatie-, productiviteits- of gedragscontrole.
Alleen wanneer afzonderlijk overeengekomen kunnen voldoende geaggregeerde en niet redelijk herleidbare statistieken worden verstrekt.
Wanneer Hallway aanvullende persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een organisatie verwerkt, leggen partijen de privacyrollen vast en sluiten zij zo nodig een verwerkersovereenkomst.

8. Bewaartermijnen

Account: zolang het account actief is. Na 90 dagen zonder herbevestiging sturen wij een laatste waarschuwing; zeven dagen later wordt het account verwijderd wanneer niet opnieuw wordt bevestigd.
Verificatie- en sessietokens: kort geldig en na gebruik of verlopen verwijderd of onbruikbaar gemaakt.
Presence: slechts tijdelijk; doorgaans enkele minuten na de laatste heartbeat.
Matches en signaling: kortstondig voor het opzetten van de verbinding en daarna automatisch verwijderd.
Afgehandelde rapportages: in beginsel 90 dagen na afhandeling, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor een onderzoek, juridische aanspraak of wettelijke verplichting.
Blokkades: zolang het account bestaat of totdat de blokkade rechtmatig wordt opgeheven.
Beveiligingslogs: zo kort mogelijk en volgens een intern vastgestelde termijn.

9. Beveiliging

Wij gebruiken onder meer versleutelde opslag van e-mailadressen, afzonderlijke HMAC-waarden voor lookup, gehashte tokens, HTTPS, versleutelde WebRTC-media, beperkte beheerrechten, automatische vervaltermijnen en updates. Geen beveiligingsmaatregel biedt absolute garantie. Bij een datalek beoordelen wij het risico en melden wij dit wanneer de wet dat vereist.

10. Jouw privacyrechten

Je kunt, voor zover van toepassing, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Toestemming voor optionele verwerkingen kan worden ingetrokken. Je kunt het account ook zelf verwijderen via Hallway of een afmeldlink.

Wij kunnen informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Cookies en lokale opslag

Hallway gebruikt functionele cookies of lokale opslag voor sessies, beveiliging en de gebruikersinterface. Niet-noodzakelijke analytics- of marketingcookies worden alleen geplaatst wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en, indien vereist, toestemming is gegeven.

12. Minderjarigen

Hallway is bedoeld voor professionele gebruikers met een zakelijk e-mailadres en niet voor kinderen. Wanneer blijkt dat een minderjarige zonder geldige grondslag een account heeft aangemaakt, verwijderen wij het account.

13. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst, leveranciers of wetgeving veranderen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij gebruikers duidelijk, bijvoorbeeld bij een volgende verificatie.

Vragen of verzoeken kun je richten aan DusDaarom, Cypruslaan 168, 3059 XA Rotterdam of via het contactkanaal op hallway.one.